اعتمد كل من الدكتور عبد المنعم بن منصور الحسني وزير الإعلام العُماني والدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالسلطنة، نظام تصنيف الوثائق الخصوصية وجداول مدد استبقائها لوزارة الإعلام العُمانية.
ويعتبر هذا النظام عصرياً وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة، لإدارة الوثائق والمحفوظات والآليات والإجراءات المتعددة في هذا الشأن، من حيث إعداد فهرس لمختلف أنواع الوثائق والملفات لجميع التقسيمات الإدارية التخصصية في الوزارة.
ويأتي إعداد النظام وفقاً للمبادئ والإجراءات الواردة بقانون الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية، واعتماداً على الكشف الذي أجراه فريق العمل بوزارة الإعلام بالتنسيق مع اختصاصيين من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول أنواع الملفات والوثائق المتداولة بالهيئة.
ويُقصد بالوثائق الخصوصية تلك التي تنفرد بها الوحدات الحكومية عن غيرها التي بسببها تم إنشاء هذه الوحدة، ووفقاً لخطة العمل قام فريق عمل مشكل بموجب القرار الصادر من وزير الإعلام العُمانى وبالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، بالتواصل مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية في وزارة الإعلام لإعداد قائمة أسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية للهيئة، شملت التقسيمات الإدارية المختلفة، ونتج عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
وتتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية، وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال الذي يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض لتمييزها وتيسير الرجوع إليها. كما يُمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو الأمر الذي سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة، واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
